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TABLE OF CONTENTS 1 . GENERAL INFORMATION . . 1 1 . 1 INTRODUCTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1 . 2 PURCHASING OVERVIEW . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1 . 3 GENERAL PROVISIONS , PURPOSES AND APPLICATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1 . 4 PURCHASING DEFINITIONS . . . . 00 * 0 * 0 # 66 00 * 0 * 96 of 066609 * 9 * 94 of * * 6 # 006 some 00 * 0 * 60 3 1 . 5 AUTHORITY OF THE PURCHASING MANAGER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 2 . REQUISITION GUIDELINES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 0 6 2 . 1 AUTHORITY . . . . * 6 a a 9 a 0 a 0 0 * 0 0 a 0 6 0 * 0 a a a * 6 a 0 a 0 4 0 0 # 0 6 0 a 6 a a 0 0 0 a 0 a 4 0 4 * 0 0 0 0 a 0 * 0 * 0 a 0 9 6 0 6 a a 6 0 a a 0 m & 0 0 0 0 0 0 * a 6 a 6 0 * 6 0 0 0 0 0 a 0 0 0 * 9 9 0 * s a 6 0 6 2 . 2 PURCHASE REQUISITIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 2 . 3 QUOTE REQUIREMENTS BELOW MANDATORY BID THRESHOLD . . . . . . . . noose bee 6 2 . 4 NEW VENDORS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 2 . 5 PURCHASE REQUISITION/ORDER EXEMPTIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 2 . 6 COUNTY PURCHASING CARD . . 0 0 a 0 a 0 0 a 0 a 0 0 0 4 * 0 * 6 0 * 0 # s 0 s 4 6 0 6 a a a 6 a a 6 0 a a a a 0 0 0 a a 0 * a a 0 a 0 0 0 0 0 0 0 0 0 * 0 a * 0 * s a 6 0 * a 0 6 a a a 0 7 3 . PURCHASES NOT REQUIRING COMPETITIVE SELECTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 0 8 3 . 1 BELOW THE MANDATORY BID THRESHOLD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 3 . 2 SOLE SOURCE AND SOLE BRAND PROCUREMENT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 3 . 3 COOPERATIVE PURCHASING THROUGH OTHER GOVERNMENTAL CONTRACTS ( PIGGYBACKING" ) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 3 . 4 EMERGENCY PROCUREMENTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 3 . 5 PROCUREMENT PURSUANT TO EXISTING ANNUAL TERM CONTRACTS . . 10 3 . 6 BLANKET PURCHASE ORDERS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 4 . COMPETETIVE SELECTION — BIDS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 4 . 1 AT OR ABOVE THE MANDATORY BID THRESHOLD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 4 . 2 BIDDING PROCEDURES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 ii